Når IT-projektet fejler

Tidsplanen skrider, når uforudsete ting opstår

I dette blogindlæg får du som læser et dybere indblik i den proces der foreligger, når vi som bureau oplever at tidsplanen stille og roligt skrider. Hvordan sikrer vi, at det ikke bliver et fatalt flop og hvem bærer det egentlige ansvar? Læs med og få konkrete tips til hvordan du som ”kunde” kan gøre dig nogle overvejelser omkring en realistisk tidsplan.

Problemet

Alt for ofte hører jeg om tidsplaner der bliver overskredet så meget, at det ikke engang kan betale sig at ajourføre det. På den ene side har vi måske Bureauet der har smidt håndklædet i ringen og på den anden side har vi den uforstående kunde – der endnu ikke har fået sit produkt.

Begge parter er frustreret, og jeg lover, det er ikke opstået på én enkelt dag. Det er resultatet af flere uger, hvis ikke måneders arbejde, der er gået skævt. Forventningsafstemningen er med garanti ikke udført. Kravene til løsningen er måske, hvis man er heldig, nedfældet på et A4-papir i noteform og tilbuddet er accepteret for længst. Men nu begynder fejlene at tikke ind.

Lad os tage et eksempel ”Designeren er forsinket med sit oplæg, fordi kunden ikke leverede teksterne til tiden”, eller også har man glemt, at tage højde for ”fejlfinding” ved udarbejdelse af en ny webløsning. Det har man måske glemt eller direkte nedprioriteret, som en følge af en eventuel kort tidsfrist (deadline). Dette kan være med til at rykke en tidsplan flere uger og gøre processen uholdbar.

Hvad gør man så? Nu er projektet derhenne, hvor begge parter har sagt stop. De kan simpelthen ikke få tingene til at glide mere, og der peges måske endda fingre af hinanden. Det handler for mig at se om et magtspil der bunder ud i afmagt fra begge sider.

Hvem bærer ansvaret?

Bureauet vil som udgangspunkt holde fast i at ”det er kundens skyld” og kunden vil modsige med argumentet ”De er eksperterne – det burde de have indregnet”.

Før jeg springer videre til selve løsningen på problemet. Så lad os tage helikopteren i brug og se situationen ovenfra. Det undre mig nemlig slet ikke, at situationer som disse kan komme helt derud. Rigtig ofte ser vi, at det f.eks. er en marketingskonsulent der skal kommunikere med det eksterne bureau, hvilket der som sådan ikke er noget galt med. Problematikken opstår når personen ingen myndighed har og dermed skal snakke med sin overordnet omkring eventuelle tvister. Det giver på den lange bane en indikation til beslutningstageren at der er meget bøvl. Konsulenten forstyrrer nemlig ikke sin overordnet når det hele glider.

Betyder det så, at tingene ikke glider? Nej! Det betyder, at virksomheden og bureauet har glemt at afstemme tidsforbruget, samt de mange spørgsmål der som regel er.

Er der overhovedet en løsning?

Så kommer vi til løsningen på problemet. Ordet jeg vil introducere er ”Forebyggelse”.
Med det ene ord, kan vi opsummere hele situationen. Det er korrekt, når bureauet anses for at være eksperterne. De har trods al prøvet en lignende løsning før og kender ofte til eventuelle faldgrupper i processen. Omvendt, så skal kunden passe på, ikke at presse citronen og dermed tidsplanen hos bureauet.

Ligeledes mener jeg, at det er bureauets ansvar at klarlægge processen og sige fra når noget ikke er som det skal være. Det er dem der er tovtrækkere og ved at have informeret kunden fra start af (før opgavestart) om; hvad det er vi skal igennem, kan de forventningsafstemme meget bedre.

I starten af artiklen lovede jeg nogle konkrete tips:

• Sørg for, at afstem hvad begge parter går ind til.
• Sæt tid af til fejlfinding/uforudsete ting (buffer)
• Bureauet er din sparringspartner, ikke din leverandør.
• Direkte kommunikation er guld værd for begge parter og mindsker tvivl.
• Vær løsningsorienteret – informer hinanden i god tid hvis der er uenigheder.